Persónuverndarstefna FÍH

PERSÓNUVERNDARYFIRLÝSING Félags íslenskra hljómlistarmanna

Almennt

Félagi íslenskra hljómlistarmanna (FÍH) er umhugað um friðhelgi einkalífs og kappkostar að vernda persónuupplýsingar þínar. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu kemur fram hvernig við umgöngumst þær persónuupplýsingar sem við geymum um þig og hvaða réttindi þú átt varðandi upplýsingarnar.

Ábyrgðaraðili

Félag íslenskra hljómlistarmanna, kt. 530169-5539, Rauðagerði 27, 108 Reykjavík  er ábyrgðaraðili fyrir þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer í tengslum við þjónustu og starfsemi félagsins.

Hvaða upplýsingum söfnum við?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um einstakling sem gera mögulegt að persónugreina hann, beint eða óbeint. Við söfnum einkum eftirfarandi persónuupplýsingum um þig:

  • Tengiliðaupplýsingar,s. nafn, kennitölu, heimilisfang, tölvupóstfang og símanúmer.
  • Greiðsluupplýsingar,d. reikninga og upplýsingar um greiðslur.
  • Upplýsingar um félagsmenn, s. nafn, kennitölur, heimilisföng, netföng, umsóknir um styrki til félagsins og upplýsingar um afgreiðslu þeirra og stöðu félagsgjalda.
  • Starfsmannaupplýsingar um starfsmenn FÍH, s. upplýsingar um launakjör, launagreiðslur, stéttarfélagsaðild bankaupplýsingar, viðveruskráningu og aðrar upplýsingar tengdar launatengdum gjöldum.
  • Upplýsingar um stjórnarmenn og nefndarmeðlimi d. nöfn, kennitölur, tölvupóstföng og símanúmer
  • Gögn úr öryggismyndavélum og aðgangskerfi húsnæðis, sem notaðar eru til vöktunar á umferð um og í kringum húsnæði FÍH.
  • Póstsamskipti vegna almennra samskipta við félagsmenn og aðra sem hafa samband við félagið, tölvupóstfang ásamt þeim upplýsingum sem kunna að koma fram í efni póstsins.

 

Vissar tegundir persónuupplýsinga sem við söfnum, teljast til viðkvæmra persónuupplýsinga í skilningi persónuverndarlaga. Öll meðferð slíkra upplýsinga fer fram í samræmi við fyrirmæli laga um persónuvernd, lögum 145/1994 um bókhald og lögum 80/1938 um stéttarfélög og vinnudeilur.

Slíkar upplýsingar tengjast viðkvæmum þáttum eins og:

  • Heilsu eða heilbrigðisástandi (í tengslum við starfsmannaupplýsingar eða styrkveitingar)
  • Stéttarfélagsaðild (í tengslum við félagsaðild eða launaupplýsingar)

 

Hvernig söfnum við upplýsingum?

Tengiliðaupplýsingum söfnum við frá þér í gegnum eyðublöð, síma, á vefsvæði Visku, í DK bóhaldsforritinu eða tölvupósti, eða með öðrum hætti þar sem þú hefur m.a. veitt sjálfviljugur þessar upplýsingar. Jafnframt höldum við utan um greiðsluupplýsingar og útgefna reikninga sem eru nauðsynlegar vegna samningssambands okkar og til að uppfylla skilyrði skatta- og bókhaldslaga og laga um stéttarfélagsaðild.

Tilgangur vinnslu okkar á persónuupplýsingum

Við vinnum eingöngu persónuupplýsingar þínar að því marki sem lög heimila. Helstu tilvik eru eftirfarandi:

  • Til að svara fyrirspurnum þínum og/eða bregðast við óskum þínum, t.d. til að senda þér fréttabréf eða tilkynningu um viðburð.
  • Til að geta veitt félagsmönnum aðstoð, t.d. varðandi vinnuréttarmál
  • Til að efna samning okkar við þig um veitingu ákveðinnar þjónustu
  • Til að gæta lögmætra hagsmuna FÍH sem stéttarfélags og félagasamtaka
  • Til að greiða laun og launatengd gjöld
  • Til að geta átt í samskiptum í tengslum við þjónustu FÍH
  • Til að móttaka greiðslu fyrir félagsgjöldum
  • Til að afgreiða styrki eða framlög eftir því sem við á
  • Til að gera þér kleift að taka þátt í viðburðum, könnunum eða kynningum á okkar vegum.

Að því gefnu að þú veitir okkur samþykki þitt getum við notað persónuupplýsingar þínar til að kynna fyrir þér þjónustu okkar, eignartengdum félögum eða samstarfsaðilum. Við gætum einnig sent þér annað markaðstengt efni sem við teljum að þú gætir haft áhuga á.

Þessi samskipti gætu átt sér stað í gegnum tölvupóst síma, bréfleiðis eða með SMS.  Þú getur alltaf afturkallað samþykki þitt hvenær sem þér hentar til að koma í veg fyrir að við sendum þér efni í markaðstengdum tilgangi í framtíðinni.  Í slíkri beiðni þarf að koma skýrt fram að þú viljir ekki fá sent frá okkur slíkt efni, framvegis.

 

Miðlun til þriðju aðila

Í því skyni að uppfylla þann tilgang sem lýst er hér að ofan kann að vera nauðsynlegt að miðla persónugreinanlegum upplýsingum um þig til þriðju aðila. Slíkir aðilar geta verið ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar eftir atvikum. Helstu dæmi um slíka aðila eru eftirfarandi:

Bandalag Háskólamanna (BHM) vegna aðildar FÍH að samtökunum

Þjónustuaðilar okkar, t.d. hýsingaraðilar UT-búnaðar og fjarskiptafyrirtæki;

Ráðgjafar okkar, t.d. lögmenn, endurskoðendur og vátryggjendur;

Innheimtufyrirtæki; INCASSO

Við miðlum gögnum einungis að því marki sem nauðsynlegt er og heimilum þriðju aðilum ekki önnur not þeirra.

 

 

 

Flutningar til annarra landa

FÍH notast við þjónustuveitendur sem í einhverjum tilvikum kunna að vinna persónuupplýsingar þínar utan EES-svæðisins. Í slíkum tilvikum ábyrgjumst við að flutningur gagna til landa utan EES-svæðisins eigi sér aðeins stað í samræmi við ákvæði þar að lútandi í gildandi persónuverndarlöggjöf.

Öryggi persónuupplýsinga

FÍH viðhefur viðeigandi öryggisráðstafanir í því skyni að hindra að persónuupplýsingar þínar glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi. Aðgangur að upplýsingunum er auk þess takmarkaður við þá aðila sem nauðsyn ber til og sem eru bundnir trúnaðarskuldbindingu.

Ef upp kemur öryggisbrestur sem hefur áhrif á persónuupplýsingar munum við tilkynna slíkt til Persónuverndar og eftir atvikum til þín eftir því sem lög mæla fyrir um.

Teljir þú að samskipti þín við okkur séu ekki örugg, biðjum við þig um að láta okkur umsvifalaust vita um vandamálið með því að senda póst á netfangið: personuvernd@fih.is

Hve lengi eru persónuupplýsingar geymdar?

Persónuupplýsingar geymum við aðeins svo lengi sem nauðsyn ber til í þeim tilgangi sem þeirra var aflað. Geymslutími slíkra persónuupplýsinga fer eftir eðli upplýsinganna og þeim lagareglum sem gilda um viðkomandi vinnslu persónuupplýsinga, t.d. skatta- eða bókhaldslöggjafar og lögum um stéttarfélög og vinnudeilur. Í einstaka tilvikum kann einnig að vera nauðsynlegt að geyma gögn vegna lögmætra hagsmuna FÍH, t.d. vegna deilumála eða til að svara fyrirspurnum frá þér varðandi umsóknir, styrkveitingar eða aðrar greiðslur sem þú kynnir að hafa hlotið á vegum félagsins.

Réttur þinn

Í vissum tilvikum átt þú réttindi samkvæmt persónuverndarlöggjöf í tengslum við vinnslu okkar á persónuupplýsingum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda biðjum við þig að hafa samband við okkur og við munum leitast við að svara beiðni þinni eins fljótt og auðið er (í flestum tilvikum innan eins mánaðar frá móttöku) nema um sé að ræða margar eða umfangsmiklar beiðnir.  Við kunnum að óska eftir viðbótarupplýsingum frá þér í tengslum við beiðni þína, t.d. vegna auðkenningar.

FÍH tekur almennt ekki gjald fyrir afhendingu gagna eða afgreiðslu annarra beiðna. Við áskiljum okkur þó rétt á að innheimta gjald eða synja um afhendingu þegar um er að ræða beiðnir sem eru bersýnilega tilhæfulausar, óhóflegar eða margendurteknar.

Réttur til aðgangs: Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum um þig og að fá afhent afrit upplýsinganna. Með þeim hætti getur þú fullvissað þig um að upplýsingarnar séu réttar og að vinnsla okkar á þeim sé í samræmi við lög.

Réttur til leiðréttingar: Ef einhverjar upplýsingar um þig eru rangar eða ónákvæmar átt þú almennt rétt á að láta okkur leiðrétta þær.

Réttur til eyðingar: Í vissum tilvikum getur þú átt rétt á að við eyðum persónuupplýsingum sem við geymum um þig. Þetta á einkum við í þeim tilvikum þar sem upplýsingarnar eru ekki lengur nauðsynlegar, ef þú hefur andmælt vinnslu upplýsinganna (sbr. hér að neðan), ef vinnslan reynist ólögmæt, eða ef vinnslan byggði á samþykki sem þú hefur síðar afturkallað. FÍH áskilur sér þó rétt til að meta í hvert eitt sinn hvort skylt sé að eyða gögnum.

Réttur til að andmæla vinnslu: Ef vinnsla okkar byggir á almannahagsmunum,  lögmætum hagsmunum FÍH eða annarra og þú telur að vegna aðstæðna þinna brjóti vinnslan gegn grundvallarréttindum þínum, getur þú andmælt vinnslunni. Ef þú andmælir, hættum við vinnslunni nema við getum bent á ríkari lögmæta hagsmuni af að halda henni áfram.

Réttur til takmörkunar á vinnslu: Í eftirtöldum tilvikum átt þú rétt á að við stöðvum vinnslu persónuupplýsinga:

  • Ef þú véfengir að persónuupplýsingarnar séu réttar (þangað til við getum staðfest að þær séu réttar),
  • Vinnslan er ólögmæt, en þú vilt ekki að persónuupplýsingunum sé eytt,
  • Við þurfum ekki lengur á persónuupplýsingunum að halda fyrir vinnsluna en þú þarfnast þeirra til þess að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur,
  • Þú hefur andmælt vinnslunni, sbr. að ofan. Í því tilviki stöðvum við vinnslu meðan við höfum ekki bent á ríkari lögmæta hagsmuni okkar af að halda henni áfram.

Réttur til að afturkalla samþykki: Í þeim tilvikum þar sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Afturköllun þýðir þó ekki að vinnsla sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt.

Persónuverndarfulltrúi/Tengiliður

Ef þú hefur spurningar, athugasemdir, eða kvartanir fram að færa varðandi þessa persónuverndaryfirlýsingu eða meðferð FÍH á persónuupplýsingum getur þú haft samband við: personuvernd@fih.is. Ef þú telur þig ekki fá úrlausn þinna mála hjá tengilið eða skrifstofu FÍH er þér ávallt heimilt að beina kvörtun til Persónuverndar (vefsíða: www.personuvernd.is).

Breytingar

Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt af stjórn og framkvæmdastjóra FÍH þann 28.feb. 2019.

Persónuverndarstefna okkar er í stöðugri skoðun og því kann þessari persónuverndaryfirlýsingu að verða breytt. Við munum birta allar slíkar breytingar á vefsíðu okkar.

Með sama hætti er okkur mikilvægt að upplýsingar um þig séu ávallt sem réttastar. Því biðjum við þig góðfúslega að láta okkur vita ef tengiliðaupplýsingar þínar (t.d. símanúmer þitt eða netfang) eða aðrar upplýsingar breytast.